PRELABORATORIO 5TO, BACHILLERATO

PROYECTO

La empresa MULTICREDIT, S.A. necesita llevar el control de pago mensual de sus tarjetahabientes, para el efecto lo contratan para elaborar el sistema. El Gerente de Tarjetas de Crédito le indica que el sistema deberá de contener lo siguiente:



Base de datos
Tarjeta Multicredit

Tablas
Datos Tarjetahabiente
número de tarjeta (Llave principal), nombre del tarjetahabiente, dirección zona, colonia, numero teléfono casa, número celular. Número de cédula, fecha de nacimiento, estado civil, profesión, empresa donde labora, dirección, teléfono empresa, saldo

Pagos
Número de factura (Llave principal), número de tarjeta, fecha de pago, cantidad de pagada, nuevo saldo

Formas

1. Acceso al sistema

2. Menú de opciones (Datos Tarjetahabiente, Pagos, Consulta, Eliminación, Modificación, Reportes. Salida del sistema)

3. Datos Tarjetahabiente (Deberá de conectarse con el DataEnvironment)

4. Pagos (Deberá de conectarse con el DataEnvironment)

Para elaborar dicho sistema deberá de tomar en cuenta lo siguiente:

En las tablas de la base de datos de Access deberas de definir el tipo de campo y tamaño. Recuerda que el tipo de campo y el tamaño de la llave principal debe de ser igual al campo contenido en la otra tabla.

Los usuarios para accesar el sistema son 3

Las formas de cada opción del menú deberán de llevar información general de la empresa (membrete, direccion, telefono, Departamento de Cobros), nombre de la opción que se esta trabajando, los controles a emplear y la información propia de la opción. Las formas Consulta, Eliminación, Modificación y Reportes deberá de indicar “USTED PRESIONO LA OPCION y el nombre de la opcion"

Todos los botones de comando deben ser de progranados con el codigo respectivo.

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Lección 6 del Diplomado Fin de Semana

Aquí esta la lección 6 perdón por no haberla publicado antes pero tuve problemas de conexión y no tuve acceso a Internet en toda la semana para poder subir este material así que el resumen de esta Lección me lo entregan el próximo día de clases, impreso y en hojas tamaño carta....!!!

Aquí esta el enlace para la descarga de la Lección 6

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Cambiar una relación de tabla

Cambiar una relación de tabla

Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a continuación, modifíquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella o haga clic en Modificar relacionesen el grupo Herramientas en la ficha Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogoModificar relaciones.

Realice sus cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.

4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.

Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto en el cuadro de diálogo Propiedades) y las relaciones no se muestran a menos que se seleccione Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración.

5. Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.

O bien,

En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la secciónConfigurar el tipo de combinación. Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la secciónExigir integridad referencial.

ESTABLECER EL TIPO DE COMBINACIÓN

Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.

Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.

Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la izquierda.

NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones.

Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.

Establecer el tipo de combinación

1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se incluyen todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.

OPCIÓN	COMBINACIÓN RELACIONAL	TABLA IZQUIERDA	TABLA DERECHA
1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales.	Combinación interna	Filas coincidentes	Filas coincidentes
2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales.	Combinación externa izquierda	Todas las filas	Filas coincidentes
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.	Combinación externa derecha	Filas coincidentes	Todas las filas

Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.

REALIZAR CAMBIOS EN EL CUADRO DE DIÁLOGO PROPIEDADES DE LA COMBINACIÓN

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.

4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.

Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración.

5. Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.

O bien,

En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7. Haga clic en Tipo de combinación.
8. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic en Aceptar.

9. Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic enAceptar.

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Eliminar una relación de tabla

Eliminar una relación de tabla

Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.

4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.

Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.

5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Presione la tecla SUPRIMIR.

O bien,

Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar.

7. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un formulario), no se podrá eliminar la relación. Primero se deben cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.

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Crear una relación de tabla

Crear una relación de tabla

Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

CREAR UNA RELACIÓN DE TABLA MEDIANTE LA VENTANA RELACIONES

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas.

5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic enAgregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar.
6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la lista.

Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea las secciones Descripción de la integridad referencial yExigir integridad referencial.

8. Haga clic en Crear.

Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo.

NOTAS

• Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.
• Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedadIndexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.

CREAR UNA RELACIÓN DE TABLA MEDIANTE EL PANEL LISTA DE CAMPOS

En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panelLista de campos muestra los campos disponibles de las tablas relacionadas y también los de otras tablas. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más información.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse(ratón) en la tabla a la que desee agregar el campo, cree la relación y haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.

Abrir el panel Lista de campos

• En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic enAgregar campos existentes.

Aparecerá el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos en alguna de estas dos categorías del panelLista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panelLista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos

1. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic enAgregar campos existentes.

Aparecerá el panel Lista de campos.

2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.
3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se iniciará el Asistente para búsquedas.

5. Siga las instrucciones para completar el Asistente para búsquedas.

El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más información.

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Ver relaciones de tabla

Ver relaciones de tabla

Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la fichaHerramientas de base de datos. Se abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si aún no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedirá que agregue una tabla o consulta a la ventana.

Abra la ventana Relaciones.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

4. Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
5. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.

Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Ocultodel cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración.

La clave principal

Esta línea representa la relación

La clave externa

Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una línea delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si exige la integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.

Cuando la ventana Relaciones está activa, puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent:

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas:

• Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si selecciona una línea de relación, puede hacer clic en Modificar relacionespara cambiar la relación de tabla. También puede hacer doble clic en la línea de relación.
• Borrar diseño Oculta de la visualización todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones. Observe que este comando sólo oculta las relaciones y tablas, no las elimina.
• Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El informe sólo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la ventana Relaciones.

En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones:

• Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas para verlas en la ventana Relaciones.
• Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.
• Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran.
• Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de datos en la ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificaciónOculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

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Descripción de la integridad referencial

Descripción de la integridad referencial

Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuación, se proporciona a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información, colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación de uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno".

Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya no será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe.

El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca.

La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla (veaExigir integridad referencial para obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relación de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente válida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se asegura de que la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.

También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relación, Access eliminará automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.

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¿Por qué crear relaciones de tabla?

¿Por qué crear relaciones de tabla?

Puede crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana Relaciones, o arrastrando un campo desde el panel Lista de campos . Office Access 2007 usa relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes.

• Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta

Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relación entre las tablas, Office Access 2007 suministrará la combinación predeterminada, de acuerdo con la relación de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizará la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.

• Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe

Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.

• Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe.

Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuación, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.

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Tipos de Relaciones

Tipos de relaciones de tabla

Existen tres tipos de relaciones de tabla.

• Una relación uno a varios

Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.

• Una relación de varios a varios

Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.

Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

• Una relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

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